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Aprenda a gerir uma equipe em tempos de home office

O home office deixou de ser uma tendência para se tornar realidade dentro da maioria das organizações, e o que parecia ser algo passageiro, hoje é o modelo de trabalho preferido entre trabalhadores e empresas.

Só que muitos gestores ainda têm um pouco de dificuldade para administrar a equipe, afinal, essa modalidade transformou a realidade e as tarefas de muitos profissionais.

É completamente diferente administrar uma equipe de perto e fazer a mesma coisa com os funcionários trabalhando em casa.

Embora a produtividade tenha aumentado muito com o home office, ainda assim o gestor não tem total controle do que o colaborador está fazendo, pois não está perto dele para acompanhar.

Além disso, o trabalho a distância também muda a facilidade de fazer reuniões, organizar algum evento dentro da organização, dentre outras atividades que são um pouco mais simples quando o trabalho é presencial.

No entanto, mesmo diante dessas diferenças, essa opção continua sendo a melhor de todas, mas gestores, supervisores e empreendedores precisam saber como administrá-la.

Nesse sentido, vamos dar algumas dicas para liderar e gerenciar as equipes em home office, além de apresentar algumas maneiras de se organizar e motivar os funcionários. Confira!

Como gerenciar equipes em home office?

Os gestores e líderes de equipe em geral precisam desenvolver maneiras diferentes de gerenciar as equipes em home office, e algumas dicas para fazer isso são:

1 – Estabelecer regras

A primeira coisa a ser feita é estabelecer algumas regras, como o horário de trabalho que deve ser cumprido, as tarefas de cada um, além de organizar intervalos para o almoço.

O líder da equipe de atendimento de uma empresa de aluguel de andaimes e escadas precisa alinhar as expectativas em relação ao tempo de resposta para e-mails e outras solicitações.

Ao fazer reuniões a distância, ensine aos funcionários as tecnologias que serão utilizadas, como videoconferência, aplicativo de mensagem instantânea, e assim por diante.

Se for necessária a participação de todos dentro do horário comercial, os profissionais precisam ser avisados com antecedência, caso contrário, podem faltar ou se atrasar.

2 – Estar sempre por perto

É fundamental manter as discussões diariamente, independentemente dos meios usados. Em outras palavras, os funcionários precisam de feedbacks constantes, bem como elogios.

Converse com eles sobre pontos que precisam melhorar, quais são suas qualidades no dia a dia, e procure mostrar que está por perto. Ademais, compartilhe os acontecimentos, pois isso reduz as dúvidas e aumenta a confiança da equipe.

3 – Investir em recursos tecnológicos

Além de ferramentas para videoconferência, a empresa precisa investir em outras opções, de preferência aquelas que conseguem aumentar o envolvimento da equipe.

São recursos que promovem o diálogo dentro de um estabelecimento para conserto de gerador a gasolina e que vão incentivar a produtividade dos trabalhadores.

4 – Falar sobre as expectativas

O gestor precisa deixar claro para os colaboradores o que ele espera durante o período de trabalho remoto, sempre incentivando a criação de uma rotina produtiva.

Este é o momento de oferecer ferramentas, investir em um bom planejamento para a execução do trabalho, focar na produtividade e garantir as entregas.

Os colaboradores também precisam de canais que facilitem o contato com os colegas de trabalho e outros departamentos da corporação.

5 – Criar uma rotina

Quem nunca trabalhou em casa vai ter muita dificuldade para estabelecer uma rotina e até mesmo um limite entre o trabalho e a casa. Nesse contexto, o papel da empresa é ajudá-los a criar uma nova rotina.

O ideal é que o colaborador faça exatamente as mesmas coisas que fazia quando trabalhava fora, ou seja:

  • Acordar no mesmo horário;
  • Tomar café da manhã;
  • Preparar-se para o trabalho;
  • Cumprir horários;
  • Ter hora para terminar.

Ao seguir uma rotina fixa, fica muito mais fácil melhorar a produtividade e trazer resultados, como aumento nas vendas de peças para carros.

Outro ponto importante e que merece destaque é ter um local apropriado para trabalhar, pois muita gente acaba indo para o sofá, não tira o pijama e muitas vezes leva o notebook para a cama.

6 – Fazer reuniões

Encontros por videoconferência são muito eficazes, pois mantêm a comunicação dentro da empresa, além de permitir compreender expressões e a linguagem corporal dos envolvidos.

Também é um recurso que favorece a concentração e as tomadas de decisão, mas durante as reuniões, é fundamental que os funcionários possam compartilhar suas dúvidas e necessidades.

Até mesmo conversar um pouco sobre a vida pessoal deles é uma forma de mantê-los sempre por perto e criar um vínculo positivo.

7 – Oferecer infraestrutura

Se um escritório de arquitetura especializado em lareira a lenha pequena quiser melhorar ainda mais a produtividade do home office, deve oferecer a infraestrutura necessária para os colaboradores.

Por exemplo, é fundamental liberar o acesso a ferramentas, elaborar normas para a equipe, melhorar a internet na casa dos funcionários, utilizar pastas compartilhadas e configurar as ferramentas que serão usadas.

Como organizar e motivar a equipe?

Além das dicas para lidar e gerenciar a equipe durante o home office, existem algumas práticas importantes para quem quer motivar e organizar os times. São elas:

Priorizar a comunicação

Se a equipe é formada por colaboradores que possuem horários diferentes e que trabalham até mesmo em outros lugares, é essencial garantir que a informação chegue até eles, caso contrário estarão todos desalinhados e improdutivos.

O gestor precisa falar sobre suas expectativas, estabelecer processos para documentar e compartilhar informações, garantir que a equipe se sinta segura com as ferramentas tecnológicas e fazer com que a transição seja o mais tranquila possível.

Mostrar a direção

A equipe de vendas de um fabricante de elevador carga precisa saber o caminho que deve ser seguido, ou seja, deve conhecer os objetivos e quais são as tarefas mais importantes do dia a dia.

Se isso não for feito, a produtividade pode ser severamente comprometida, além da eficiência do trabalho dos profissionais.

O papel do gestor é criar e disseminar objetivos diferentes, desde que sejam específicos, realistas, mensuráveis e com prazos definidos.

Para facilitar esse processo, uma dica é estabelecer os objetivos com a equipe, pois juntos fica muito mais fácil definir os alvos e estabelecer um plano de ação para alcançá-los.

Celebrar as vitórias

Ainda que um esteja longe do outro, ainda é importante comemorar as pequenas vitórias, mesmo porque, as equipes home office costumam ficar um pouco de lado de comemorações, premiações e eventos.

Se isso acontecer, os profissionais podem simplesmente se sentir excluídos, o que gera desânimo e pode impactar a produtividade.

Para contornar essa situação, um fabricante de biombo para escritório deve investir em reconhecimento e recompensa.

Elogie o que for bem executado, mostre aos funcionários que você acompanha o progresso e as tarefas que eles precisam realizar, envie premiações e bonificações e descubra outras maneiras de demonstrar reconhecimento.

Controlar o dia a dia

Se o gestor criar um calendário para a equipe, deve determinar os horários das reuniões, informar quando os colaboradores podem entrar em contato e quando podem ir até o escritório para receber feedbacks ou fazer perguntas.

A falta de aproximação faz com que o profissional se sinta extremamente isolado e sozinho, e isso pode prejudicar o desempenho e a motivação do funcionário.

A equipe de um estúdio ensaio de bandas pode, além de fazer reuniões individuais ou em grupo, entrar em contato com os colaboradores uma vez por dia, por e-mail ou mensagem instantânea.

Essa comunicação ajuda a discutir detalhes de um projeto, transmitir uma mensagem interessante, além de estabelecer uma relação mais próxima.

Só que o controle precisa de limites, pois o excesso de cobrança pode fazer com que a pessoa se sinta desvalorizada e desacreditada.

Mostre para os colaboradores que você acredita na capacidade e na responsabilidade deles em cumprir horários e prazos, e manter a produtividade em alta.

Apareça apenas quando for necessário e para se certificar de como estão trabalhando, caso contrário, os profissionais vão achar que a companhia não confia neles.

Definir contatos pessoais

Por fim, uma empresa de entrega rápida de encomendas pode definir contatos pessoais de tempos em tempos.

Mesmo que seja possível fazer videoconferências, o contato pessoal é insubstituível, uma vez que somente por meio dele conseguimos sentir a essência das pessoas e faz muito bem rever os colegas de trabalho.

Esses momentos podem ser aproveitados para reforçar alguns pontos, oferecer feedbacks para a equipe e até para um café juntos.

Considerações finais

O home office é uma modalidade de trabalho que ganhou a confiança de profissionais e empresas do mundo todo, mas para que tudo saia nos conformes, é necessário saber administrá-lo.

É assim que os profissionais vão sentir segurança para trabalhar em casa e a empresa vai poder usufruir de sua produtividade.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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