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Automatização: Por onde e por que otimizar a expedição do seu e-commerce?

Ninguém é capaz de negar os efeitos danosos da pandemia, contudo, também é preciso reconhecer que alguns segmentos cresceram, como o e-commerce. Daí a importância de entendermos melhor a automatização de uma loja virtual.

Até porque, em muitos casos esses e-commerces serviram como uma válvula de escape para várias pessoas que simplesmente não podiam sair de casa, mas nem por isso ficaram sem os produtos e serviços essenciais de que mais precisam.

Lembrando que hoje a esfera digital pode ajudar com um universo de possibilidades, desde a compra de alimentos que são entregues na porta de casa até serviços mais nichados, como uma assistencia tecnica Apple Iphone, que tem alta procura nos buscadores.

Quem comprova que esse crescimento veio para ficar e merece a atenção dos empresários são as próprias pesquisas da área, como o levantamento recente do índice MCC-ENET, desenvolvido pela famosa Neotrust.

O que ele identificou é que no ano passado a curva de crescimento chegou a atingir a casa de 73%, algo jamais visto em nosso país. 

Além disso, os números não são exclusivos do momento da crise, mas devem permanecer nos próximos anos.

É justamente aí que entra o papel da automatização, especialmente quando dedicada à expedição do e-commerce, que é aquele processo responsável pelas etapas que vão desde a separação dos itens vendidos até o despacho ou coleta da transportadora.

Até porque, o aquecimento do setor fez com que todas as empresas quisessem garantir a sua fatia de bolo, migrando para a internet e investindo tudo em medidas como acao de marketing promocional, que aumentam incrivelmente a concorrência.

Com isso, quem não souber se diferenciar e garantir processos enxutos, com a devida otimização das etapas de atendimento, despacho e entrega do produto, certamente vai acabar ficando para trás em relação às outras soluções da área.

Por isso, decidimos escrever este artigo, trazendo aqui os conceitos imprescindíveis sem os quais é impossível entender melhor o universo do e-commerce, os processos da expedição e como amarrar todas as pontas soltas.

Além disso, também damos vários conselhos e dicas práticas, para que os planos realmente saiam do papel e se transformem em resultados práticos, que tornem a operação diária mais ágil e a clientela mais satisfeita. Para isso, basta seguir adiante.

O que é a automatização?

A automatização de processos nada mais é do que uma automação (na verdade, este segundo termo é impreciso, pois deriva apenas do inglês automation, ao passo que o primeiro deriva de “automatizar”, como é certo em português).

O seu foco principal é garantir que um processo que era manual ou mecânico se torne mais fluido, a ponto de permitir que a influência humana seja ausente ou mínima.

Imagine, por exemplo, a diferença entre fazer estampagem (conformação de materiais industriais planos) de modo automatizado por maquinário, ou fazer tudo de maneira mecânica, precisando ficar em cima de cada etapa do processo.

Porém, engana-se quem pensa que automatização é algo limitado ao universo industrial, pois ela faz sucesso no mundo do marketing digital e do e-commerce como um todo. Daí a importância da abordagem que estamos fazendo aqui.

Por dentro da expedição

Ao tratar da automatização de e-commerce é muito comum ouvir falar em esforços como e-mail marketing, chatbots, anúncios e as demais estratégias de funil de vendas.

Lembrando que é importante captar leads e fazê-los avançar na jornada de compra, até que se tornem compradores efetivos. 

Contudo, é um erro muito grave achar que os esforços acabam aí, pois na verdade eles estão apenas começando.

Afinal, você prova sua excelência no momento em que o cliente abre a carteira e confia em você. 

Se ele acabou de comprar um lote de flyer de divulgacao, quais são as próximas etapas, entre concluir arte, imprimir tudo e preparar para envio?

Para que não haja falhas que tragam atrasos, confusão e transtornos aos clientes, é preciso dividir a expedição tradicional em etapas, que são mais ou menos as seguintes:

  • Controle de estoque;
  • Insumos e composições;
  • Separação e logística;
  • Emissão de notas fiscais;
  • Despachos ou coletas.

Enfim, tudo isso vai determinar de maneira bastante direta a sua relação com o cliente, pois qualquer falta de eficiência ou assertividade poderia gerar confusões como despacho de item errado, atraso nos envios, falta de nota fiscal e daí em diante.

Basta pensarmos, por exemplo, em uma logística reversa, que é quando um cliente pede para trocar um item, por qualquer razão que seja. 

Portanto, você precisa estar preparado para dar esse suporte, desde o recebimento do pedido no atendimento até o envio de outro.

A racionalização do estoque

Um dos maiores segredos para conseguir desempenhar um e-commerce com excelência e deixar a concorrência para trás é racionalizando o estoque, aplicando nele toda inteligência e toda automatização possíveis.

Como vimos, automatizar é dar um fluxo para um processo e minimizar ao máximo a influência humana, que pode causar erros e lentidão.

No caso do estoque, o primeiro passo é mapear sua operação, se você tem várias unidades ou apenas uma, como faz seu almoxarifado e daí em diante.

Empresas como uma firma de ambientacao cenario precisa ter um controle ainda maior, pois não é fácil lidar com as miudezas que podem compor a montagem de um ambiente desses.

Porém, todos os negócios precisam de um cuidado maior, então, o segredo é implementar um ERP (Enterprise Resource Planning), que faz o Sistema de Gestão Integrado.

A sincronia que esses softwares permitem traz controle sobre a disponibilidade do item, a quantidade e a localização.

Isso permite controlar a separação mais viável, o encaminhamento e a coleta ou despacho, otimizando cada etapa do processo.

É muito importante que isso seja automatizado, pois assim evitam-se excessos que podem seguir em dois extremos: um é vender um item não disponível, outro é manter um excesso de itens, o que ocasiona desperdício de áreas que poderiam ser melhor utilizadas.

Gestão inteligente da separação

Outra etapa fundamental da expedição que pode e deve ser automatizada é a da separação, que hoje sofre uma influência (no mundo todo) da visão que os EUA têm desse processo, chamado Picking and Packing (Escolhendo e Empacotando).

Novamente, o risco aqui não é apenas de atrasos, mas também de confusão e despacho de produto errado, ou mesmo de gerar quebras, avarias e prejuízos físicos que podem igualmente comprometer o item em questão.

Produtos da área de impressao digital podem deixar claro como qualquer descuido seria grave, pois se as máquinas são consideravelmente caras, e já trariam alto prejuízo, os insumos que são mais baratos nem por isso exigem menos cuidado.

Afinal, ninguém vai comprar um cartucho ou tonner de um modelo exato, conforme as especificações técnicas de seu equipamento, e ficar satisfeito em receber um que seja diferente. Às vezes trata-se apenas de versões distintas, como A ou B.

Aqui os softwares ajudam a se comunicar com o estoque e o almoxarifado, cruzando informações de modo prático e eficiente.

Assim não há erro sobre modelo, quantidade e até localização do item, garantindo que o pedido cumpra um roteiro assertivo.

Quanto maior for a empresa, maior o desafio e a necessidade de otimizar o processo, pois em cada setor da expedição há um funcionário diferente, de modo que se qualquer elo da corrente cometer um erro, os demais apenas replicaram.

A questão fiscal e tributária

Quem já teve dor de cabeça com questões tributárias sabe que não se trata de meros detalhes que uma empresa pode ou não fazer, mas de uma questão legal.

Alguns erros de falta de emissão de nota fiscal simplesmente podem ser configurados como crime previsto em lei, ocasionando multas altíssimas ou mesmo prisão do responsável.

Nesse sentido, a automatização vem não apenas para melhorar a relação entre a marca e sua clientela, mas para garantir a permanência da firma na legalidade.

Imagine a prestação de serviços como banner com foto feita por uma plataforma de e-commerce, que permite ao cliente entrar no site, fazer sua arte ali mesmo, confirmar, pagar e já enviar o pedido pronto para a loja. Pode ser algo bem desafiador.

Contudo, os softwares são cada vez mais eficientes em amarrar todas essas pontas que um e-commerce pode gerar em seu processo, seja para serviços ou produtos.

Ao automatizar a emissão de notas fiscais (com a solução da NFe, que é a nota eletrônica, integrada a um aplicativo), você integra desde o check-out da venda, passando pela impressão da DANFE e envio do XML para a plataforma, até o despacho ou coleta.

Lembrando que a DANFE nada mais é do que o papel impresso da nota, que é imprescindível seguir com a caixa, ao passo que o XML é o arquivo digitalizado, importante para a contabilidade e finanças da empresa.

Considerações finais

Enfim, a automatização de processos de expedição é um universo inteiro que pode abarcar vários processos e ações específicas, a depender de cada negócio.

O mais interessante, como vimos, é que a tecnologia está aí justamente para customizar cada demanda, transformando um processo complexo como a automacao de som, que pode envolver várias etapas, em um sistema enxuto e assertivo.

Com as dicas que demos, ficará ainda mais claro como é possível fazer isso, melhorando a experiência dos clientes, a vida dos funcionários e os resultados da empresa.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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