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Como evitar falhas na comunicação da sua equipe?

A comunicação interna se dedica a promover um bom relacionamento entre a empresa e os colaboradores. Para isso, atua de maneira integrada, aumentando a produtividade, os resultados e o engajamento.

Quando se trata de estratégias de marketing e comunicação, a primeira coisa que os empreendedores e gestores pensam é o público externo, ou seja, os clientes, mas a companhia precisa conversar com os seus funcionários também.

O público interno precisa ser lembrado porque são eles que fazem a engrenagem do negócio funcionar, aliás, eles são a própria engrenagem. Se a companhia não se dedica a falar com eles, dificilmente vai alcançar os resultados que espera.

Um funcionário desinformado e desmotivado dificilmente será produtivo, e a partir disso outros problemas começam a surgir.

Investir na comunicação é fundamental para resolver problemas ou minimizá-los, e com isso engajar os profissionais que atuam dentro da corporação. Mas, para que esse projeto funcione, primeiro é necessário compreendê-lo.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o conceito de comunicação interna, a importância dela para a empresa e como melhorá-la em seu negócio.

Entenda o conceito de comunicação interna

A comunicação interna é uma área integrada e totalmente focada nas ações voltadas para os colaboradores da corporação.

Por meio dela, é possível transmitir e compartilhar informações relevantes e estratégicas para o ambiente corporativo.

Pode ser trabalhada tanto de maneira vertical, ou seja, entre superiores e subordinados; ou horizontal, entre funcionários do mesmo nível hierárquico.

As informações transmitidas podem tratar de diversos assuntos, dependendo dos interesses e das necessidades da organização. 

Por exemplo, uma loja de móveis que vende cadeira giratória alta para balcão pode falar sobre:

  • Missão;
  • Visão;
  • Valores;
  • Objetivos organizacionais;
  • Estratégias de mercado;
  • Feedback;
  • Metas.

Independentemente de qual seja o assunto, o objetivo é manter o funcionário alinhado e engajado com os propósitos da empresa, bem como seu discurso e suas causas.

Isso ajuda a estimular condutas que correspondem aos ideais que a companhia exige, mas para funcionar, é fundamental que a comunicação com a equipe seja transparente, simples, constante e empática.

Importância da comunicação com a equipe

A comunicação é vista como uma estratégia dentro das empresas, mas para compreender sua relevância, é necessário enxergar suas vantagens. Dentre elas estão:

Aumento da produtividade

Quando os colaboradores se sentem engajados com os objetivos da corporação, acabam se esforçando mais para contribuir com ela.

Eles entendem melhor o papel que desempenham, os impactos que seu trabalho provoca e a importância do que ele faz para os resultados do negócio.

Para os funcionários de uma empresa de comodato de impressora, é uma forma de saber o quanto ele precisa produzir para trazer benefícios.

Facilita a integração

Quando um novo funcionário chega na empresa, precisa conhecer sobre a história dela, as funções que vai cumprir, além de ser bem recebido pelos novos colegas de trabalho. Esse conjunto faz com que ele se integre facilmente.

A comunicação interna é uma estratégia que prega um clima amigável, fundamental para que o novo colaborador não se sinta isolado e consiga se adaptar rapidamente.

Não devem existir barreiras durante esse processo, de modo que a pessoa se sinta à vontade para tirar dúvidas, se aproximar de seus colegas de trabalho e dar sugestões.

Reduz os impactos de uma crise

Muitas empresas podem enfrentar um momento difícil e é fundamental mostrar para os funcionários que existem estratégias que vão melhorar a situação, algo crucial para mantê-los unidos.

Mas, isso só vai acontecer se os profissionais perceberem todos os benefícios de uma comunicação clara entre todos.

A corporação não pode esperar que alguém se comprometa com ela, se estiver desalinhado com os objetivos e insatisfeito com o ambiente de trabalho.

Um estúdio para ensaio fotográfico de grávida pode abrir um espaço para que seus colaboradores participem das tomadas de decisões estratégicas.

Se eles tiverem um canal onde podem apresentar suas propostas de melhorias e receberem um feedback, as chances de melhorar a comunicação interna são muito maiores.

Melhora o clima organizacional

É muito difícil e desagradável trabalhar em um local onde as pessoas não interagem entre si. Mas, boas estratégias de comunicação desenvolvem o relacionamento interpessoal e o espírito de cooperação.

São práticas que reduzem a distância entre os departamentos e permitem que as pessoas possam interagir e trabalhar em sintonia.

Um bom envolvimento entre os funcionários, aumenta o entrosamento e fortalece o time, o que contribui para um clima leve, produtivo e respeitoso.

Reduz as taxas de rotatividade

A comunicação mostra para os funcionários que eles são importantes para a empresa, e quando eles criam consciência disso, começam a se sentir mais valorizados, por isso, permanecem mais tempo na companhia.

Um espaço de trabalho agradável é mais feliz e raramente o colaborador terá motivos para deixar a empresa. Ele sabe que tem qualidade de vida e que lá fora nem sempre as coisas são assim.

Acaba com boatos e fofocas

Os boatos e fofocas podem simplesmente destruir o ambiente de trabalho, mas isso acontece quando existem informações escondidas, mal distribuídas ou desencontradas.

Justamente por isso, um fabricante de forno de pizza deve abrir a comunicação com todos e expor qualquer que seja a situação, independentemente de ser boa ou ruim.

Como se comunicar com a equipe sem falhar?

Até aqui, ficou claro o quanto é importante estabelecer uma comunicação clara e direta com todos os funcionários do negócio.

Mas, mesmo sendo algo extremamente necessário, não são todos os gestores que conseguem colocá-lo em prática do jeito certo, e por isso acabam cometendo falhas. Algumas formas de evitar isso são:

Conhecer os colaboradores

Este é o primeiro passo para que um fabricante de grades para porta possa se comunicar com seus funcionários.

O objetivo da comunicação interna é alinhar a corporação e seus colaboradores, mas primeiro ela deve conhecê-los. Estude um pouco sobre os valores, história, objetivos e até fornecer alguns dados de mercado.

As informações obtidas por meio desse estudo vão ajudar a compreender o que deve ser compartilhado com a equipe.

Feito isso, é o momento de compreender os funcionários, considerando suas experiências profissionais, formação, personalidade e outras características que vão definir as informações repassadas.

Incentivar uma comunicação clara

Investir em um diálogo simples é requisito básico para fortalecer a comunicação interna, independentemente de qual é o formato adotado ou entre quais departamentos ele será aplicado. Todos os destinatários precisam compreender a mensagem.

Por exemplo, o gestor financeiro de uma clínica de que trabalha com lente de contato deve evitar uma linguagem extremamente técnica quando for conversar com a recepcionista ou o pessoal de marketing.

Além disso, quando o supervisor faz um pedido para um novo vendedor, não deve transmitir a ideia de que seu posicionamento é superior e só por isso o funcionário deve obedecer.

A abordagem precisa ser sempre explicativa, pois isso evita ruídos de comunicação e erros durante a solicitação das demandas.

Facilitar o contato entre os departamentos

Qualquer tipo de barreira entre as diferentes áreas da empresa acaba criando grupos isolados que vão reter informações que todos precisam saber.

Não faz sentido nenhum solicitar o preenchimento de formulários ou o agendamento de horário para se comunicar com um supervisor ou com colegas de outros departamentos.

Em uma imobiliária especializada em auditório para alugar, esse processo precisa ser simples e rápido, eliminando impedimentos físicos e incluindo espaços para a convivência em comum.

Outra dica é utilizar um sistema de comunicação interna onde todos conseguem conversar, sem nem mesmo precisar sair do posto de trabalho.

Usar vários canais de comunicação

Os canais de comunicação mais usados dentro das companhias são o e-mail, vídeos, intranet, convenções, TVs corporativas, reuniões, entre outros.

O negócio precisa usar todos aqueles que fazem sentido com o seu tamanho e com as necessidades do público interno, podendo variar entre os meios tradicionais e os digitais.

É assim que uma empresa de moto frete consegue atender às preferências de seus funcionários e oferecer opções diferentes para adaptar os conteúdos das mensagens.

Reconhecer os esforços

As ações de reconhecimento precisam ser colocadas em prática assim como a troca de informações, críticas, sugestões e opiniões.

Toda empresa precisa reconhecer publicamente os esforços de seus colaboradores e recompensá-los. Nesse sentido, divulgue o nome daqueles que tiveram um comportamento exemplar para a organização.

Com isso, eles vão se sentir cada vez mais valorizados e dispostos a oferecer o melhor para o negócio.

Considerações finais

Sendo assim, a comunicação é fundamental na sociedade em que vivemos e isso não muda dentro das empresas, muito pelo contrário. Qualquer negócio que queira crescer precisa se comunicar muito bem com sua equipe.

É assim que ele terá acesso a muitas vantagens e mais facilidade para crescer, garantindo a satisfação e o engajamento de seus colaboradores.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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