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Qual o impacto que a automação proporciona as pequenas empresas?

Automatizar empresas é um passo importante na gestão empresarial e nada mais é do que tornar processos antes realizados manualmente de forma automática, com o uso da tecnologia, gerando competitividade e eficiência.

É um processo sistêmico realizado por meio da programação computadorizada, otimizando o processo produtivo de embalagem para ovo de codorna, por exemplo, diminuindo os custos operacionais.

A automação torna o processo manual independente, sem levar em conta a atuação humana, favorecendo melhorias e impedindo que os erros humanos sejam cometidos, utilizando-se da aplicação da tecnologia.

 

A importância do processo de automação

Toda empresa objetiva crescimento e deseja que as atividades internas funcionem de forma adequada. Por isso, é muito importante levar em conta o fluxo de trabalho, para que ele seja bem organizado, melhorando sempre o custo-benefício final.

Por isso, automatizar o negócio de peças de borracha sob encomenda, no dia a dia, garante a curto e longo prazo o aumento da lucratividade, beneficiando também as funções dos colaboradores. 

 

Benefícios da automatização de processos

O uso da tecnologia nos processos internos da empresa favorece seus negócios, independentemente do segmento em que ela atua, pois a adequação cabe em qualquer atividade. 

Dito isso, os benefícios dela são:

  • Agilidade, para poupar tempo na realização das atividades;
  • Melhoria da qualidade das ações, impedindo erros manuais;
  • Redução de custos, poupando gasto desnecessário de dinheiro;
  • Aumento da produtividade dos colaboradores, gerando mais resultados;
  • Produção de relatórios completos, para o acompanhamento de métricas.

Sendo assim, para que se possa aproveitar bem as vantagens dessa técnica, é necessário conhecer também os passos de aplicação da automação.

 

Etapas do processo de automação

Ao adotar o processo de automação, os empreendedores não precisam contratar uma equipe ou um gestor para cuidar deles.

Entretanto, é fundamental que a automatização seja bem detalhada, para isso, os passos abaixo precisam ser seguidos:  

  • Definição do escopo com os clientes;
  • Revisão de custos no investimento de lavagem de tapete peludo;
  • Execução;
  • Implementação;
  • Integração.

A automação ajuda em qualquer setor e pode ser aplicada em inteligência de negócio, com o propósito de investigar o mercado, trazendo resultados para a empresa. Quando se trata da área comercial ela gera leads, captando possíveis negociações.

A empresa pode, portanto, controlar a área financeira, automatizando o envio de boletos ou cobranças para os clientes de guarda corpo em aço galvanizado, por exemplo, facilitando o pagamento de compras do produto.

 

Como automatizar uma empresa

É necessário entender que a automação de processos ocorre em etapas distintas e em diversas áreas da empresa. 

Portanto, ela pode ser realizada no marketing, no atendimento ao cliente e também na força de vendas.

A lista a seguir, mostra 4 etapas de automatização de fabricante de painel 3D, para melhor compreensão. São elas:

  • Estude o processos da empresa de forma ampla;
  • Elenque processos ágeis e processos com gaps;
  • Foque nos processos com gaps para elaborar soluções;
  • Escolha as ferramentas de automação.

A primeira etapa da automatização é estudar o processo da empresa de forma sistemática, estruturando uma equipe multidisciplinar, onde cada representante deve contribuir no desenho operacional da organização. 

O representante da equipe também precisa desenhar como deve ser a captação do cliente de transportadora pequenas cargas, antes, durante e pós-venda.

Dessa maneira, a empresa pode ser enxergada como um organismo, na qual é possível a avaliação do desempenho de cada “órgão” envolvido no processo.

A segunda etapa é descobrir quais são os processos que fluem de forma consistente, ao avaliar de maneira crítica o desempenho de cada um deles.

Aqueles que sofrem desafios podem ser auxiliados pelas ferramentas de automação, tornando o processo melhor, daquele que já existe.

Porém, a automação não tem a capacidade de redesenhar ou revolucionar o modo como as tarefas são realizadas. Essa responsabilidade é da equipe de planejamento e inovação.

Afinal, sistemas automatizados não questionam se há ou não necessidade de realizar algumas atividades porque eles operaram apenas no nível da tarefa e não no processo de ponta a ponta.

A terceira etapa atua na orientação para que os processos sejam otimizados, com o auxílio das ferramentas de automação escolhidas.

Junto com a equipe multidisciplinar, deve-se projetar o “mundo ideal” de cada processo, identificando os empecilhos na implantação da tecnologia e caso eles apareçam, pensar quais ações são necessárias para controlá-los.

Cumprida uma boa parte dos processos, chega o momento em que a empresa precisa conhecer o melhor sistema de operação para o seu negócio, bem como identificar o que funciona e o que não funciona para o negócio.

O mercado oferece diversas ferramentas de automação e cada uma delas trabalha de forma diferente. Elas devem ser escolhidas baseadas nas necessidades internas da organização, a fim de proporcionar a gestão inteligente de informações.

 

Impactos da automatização nos pequenos negócios

Quando a automatização dos serviços, funcionários e fornecedores é realizada dentro de uma empresa, seus processos facilitam as práticas diárias dentro dos seus pequenos negócios.

Essa facilidade causa impactos importantes, fazendo com que os processos manuais se tornem mais rápidos.

A seguir, a lista mostra quais são esses impactos para os pequenos empreendedores, não importando em qual segmento eles atuam, como:

  • Mais produtividade;
  • Mais tempo de atuação onde o processo se desenvolve;
  • Mais oportunidades de investimento;
  • Maior taxa de eficiência nas etapas do negócio;
  • Processos manuais de cadastro de clientes mais mecanizado;
  • Coleta de maiores informações para o processo de automação;
  • Informatização do negócio com o uso de computadores adequados;
  • Melhor mapeamento da empresa em seu modelo de negócio;
  • Mudanças nas regras da organização de forma positiva.

Além de melhoria no desempenho dos colaboradores, os dados coletados se transformam em informações valiosas, e dependendo do negócio, nem é preciso o uso de computador.

Ainda tem impacto no fato da estrutura atual pode ser conservada, usando apenas uma registradora, e o funcionamento pode ser desenvolvido sem o uso de funcionários.

 

Tarefas que podem ser automatizadas 

A automatização garante uma mudança de cargos e funções nas empresas, quando se usa os sistemas computacionais na execução de serviços repetitivos.

Os colaboradores envolvidos no processo passam a ser responsáveis no uso dos computadores.

Na gestão de documentos e relatórios de espaço para alugar para festa, por exemplo, automatizar ajuda na diminuição de erros, porque na manipulação de planilhas, a função pode ser transferida para um sistema artificial. 

A atividade na operação de máquinas, quando é automatizada por meio de ferramentas inteligentes, auxilia no controle de cada máquina, extraindo o melhor de cada uma delas, gerando impacto na produtividade interna da empresa. 

Outra tarefa que se beneficia da automatização é a análise e coleta de dados. A capacidade de gerar grande quantidade de informações em setores diferentes, permite que os gestores obtenham insights, tomando decisões relevantes nos negócios.

 

Impactos positivos no processo de automação 

Aplicar a automação na empresa de portaria de condomínio, por exemplo, gera benefícios concretos e positivos. 

Portanto, com base nesse exemplo, segue uma lista desses benefícios, para maior clareza, tais como:

  • Maior agilidade nas operações diárias, melhorando o fluxo de informações;
  • Realizar um número maior de atividades, em menos tempo;
  • Manter o padrão de qualidade;
  • Abertura para novos cargos diferentes e estratégicos.

Além de economia nos processos internos, redução de custos comuns de pessoal, diminuição de erros humanos e entraves operacionais, menos gastos e retorno nos investimentos, e rentabilidade vantajosa.

 

Considerações finais

É inegável que a automação de processos pode ajudar os diferentes tipos de empresas e seus negócios, para alcançar uma gestão inteligente, agilizando a rotina, proporcionando resultados bastante satisfatórios.

A automatização conduz a uma maior transparência e racionalização das atividades, organizando as informações, fazendo com que os gestores tenham uma visão mais ampliada de como funciona a organização.

Reduzindo o tempo e aumentando a eficiência a automação encurta o ciclo de produção, pois as tarefas podem ser feitas de forma automática dando às equipes condições para se concentrarem em questões estratégicas do empreendimento.

Os sistemas de automação mais interessantes que o mercado oferece, são capazes de gerar relatórios precisos, possibilitando a identificação de pontos onde ocorrem desperdícios e aplicação errada de recursos, facilitando a tomada de decisões.

Com a automação de processos, as diferentes áreas da empresa podem falar a mesma língua, evitando dados equivocados, que podem impedir a realização de todas as etapas necessárias.

Enfim, a automatização aumenta o processamento de dados, dando um ritmo adequado às ações da empresa, bem como permite que os erros humanos possam ser diminuídos.

Por fim, a quantidade de tarefas podem ser realizadas apenas em um dia, pois os processos tornam-se mais simples e o tempo médio da realização acaba sendo reduzido de forma significativa.

Esse é o caminho que está sendo adotado por muitas empresas, dando aos seus negócios a oportunidade de crescimento, reduzindo a necessidade de trabalhar com documentos que são inseridos manualmente no sistema, impedindo roubos e fraudes. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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