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Saiba como um sistema web pode otimizar a rotina da sua empresa

As soluções digitais possibilitaram a otimização das empresas, desde a produção até a destinação final para os consumidores. O sistema web está entre as revoluções tecnológicas que permitiram o aprimoramento dos ambientes corporativos, com capacidade de organização, gestão e administração de fluxos produtivos.

Até mesmo os negócios menores, como o serviço de entrega motoboy, podem contar com os suportes automatizados do sistema web. 

Afinal, a ferramenta serve para melhorar os processos internos, simplificar a gestão de recursos e agilizar a produção.

O que é um sistema web?

Um sistema web consiste em um software de gerenciamento de empresas, com capacidade de conexão móvel em qualquer lugar com acesso à internet. 

A intenção é transformar os processos manuais em automatizados, colaborando para a rapidez na execução de tarefas, bem como a eficácia e minimização de erros.

Por exemplo, uma empresa de assistência técnica de ar condicionado pode usar o sistema web para o cadastro de clientes, agendamento de serviços e formulações de garantia, tudo com o auxílio de softwares inteligentes. 

Isso evita o trabalho manual e, consequentemente, os erros humanos, fazendo com que a sua empresa tenha mais credibilidade entre as concorrentes. 

Muitas vezes, o sistema web é comumente confundido com os sites. No entanto, a principal diferença está no objetivo de cada uma dessas ferramentas.

O site é uma página online que pode ser acessada em qualquer navegador e dispositivos com acesso à internet, sendo usado como uma espécie de “loja virtual” da empresa. 

Isso não quer dizer que todo site é, necessariamente, um e-commerce, mas é possível usar o recurso para negociações de compra e venda online.

Contudo, os sites podem ser usados como canais de hospedagem para conteúdos, vídeos, imagens e hiperlinks. 

Assim, uma empresa de inspeção de carros pode usar a plataforma para informar os usuários sobre os procedimentos burocráticos para o laudo cautelar veicular, sem entretanto vender o serviço online.

Quando falamos de sistema web, nos referimos a um software de gestão, que pode estar integrado ao site. 

Desse modo, é possível desenvolver uma plataforma dinâmica, totalmente personalizada para a experiência do usuário e para o armazenamento no banco de dados.

Por exemplo, um empreendimento de arquitetura pode usar os sites e o sistema web para a gestão integrada de projeto de sala comercial

Isso quer dizer que o cliente informa as especificações, diretamente, na plataforma online da empresa, que irá armazenar os dados e as informações e, com isso, desenvolver um planejamento personalizado, segundo os desejos do cliente.

Percebe-se que são múltiplas as soluções de um sistema web. Dessa maneira, a empresa pode escolher a opção que melhor atende às suas necessidades de gestão e organização, sempre levando em conta os aspectos de praticidade.

As vantagens do sistema web para as empresas

Conforme ressaltamos, as principais vantagens do sistema web são: a otimização do tempo, melhor organização e minimização de erros humanos. Porém, há muitos outros pontos positivos em optar por essa solução tecnológica.

Abaixo, separamos alguns diferenciais do sistema web, que otimizam as rotinas das empresas.

Menos tempo gasto com tarefas simples

Todos os tipos de negócios, desde pequenos empreendimentos até as grandes multinacionais, gastam tempo com a execução de tarefas relativamente simples, mas necessárias. 

Um exemplo é o cadastramento de clientes para campanhas de marketing, especialmente, no envio de e-mails e ofertas exclusivas.

Essas ações são fundamentais para o sucesso das empresas, no que concerne à divulgação e publicidade. 

No entanto, o cadastro manual pode demandar tempo dos colaboradores, que podia ser melhor gasto com a execução de outras atividades, como planejamento e implementação da campanha.

Outro exemplo está no próprio cadastro de clientes para a prestação de serviços. Imagina uma empresa de pintura interna de casas que lida diariamente com muitas pessoas, projetos e demandas. 

É preciso organizar os dados, para evitar transtornos durante a execução do serviço (pintar a casa de um cliente com uma cor não requisitada por ele, por exemplo).

As tarefas rotineiras também incluem:

  • Armazenamento de documentos e arquivos;
  • Cronograma na execução de tarefas e serviços;
  • Apuração dos trâmites logísticos dentro da empresa;
  • Averiguação de banco de horas dos funcionários;
  • Entre outros.

Com um sistema web, é possível gerenciar o tempo gasto com essas atividades e, assim, os colaboradores podem se dedicar a outras tarefas, que são vitais para empresa, já que, normalmente, o sistema web automatiza as funções secundárias.

Maior segurança no armazenamento de dados

Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas é a perda de informações e dados dos clientes. 

Já pensou realizar uma impressão adesivo vinil com um desenho não requisitado pelo consumidor? Isso pode ocorrer quando essas especificações não são automatizadas por um sistema web.

Além disso, por ser hospedado em locais altamente especializados, todas as informações ficam seguras, com garantia pelos certificados de segurança e senhas de acesso criptografadas. 

Como consequência, a empresa torna-se reconhecida pela proteção que oferece aos dados de seus clientes e, até mesmo, informações específicas sobre o próprio empreendimento.

A criptografia dos sistemas web também inibe a ações de hackers, que podem praticar crimes virtuais contra a empresa, bem como contra os clientes. É preciso ficar atento ao roubo de dados, ato que pode comprometer profundamente o seu negócio.

Maior economia financeira

Com o gerenciamento de tempo e a segurança no armazenamento de dados, as empresas podem desfrutar de maior economia financeira, pois há minimização do retrabalho. 

Uma boa parte dos erros e acidentes acontecem por falhas humanas, o que gera gastos desnecessários para refazer o projeto ou solucionar o problema.

O sistema web oferece a possibilidade de uma automatização eficiente, com uma chance de erro mínima. 

Além disso, o próprio software pode ser integrado aos produtos da empresa, como é o caso do sistema de irrigação automático, que pode ser controlado tecnologicamente, por meio de dispositivos inteligentes. 

O resultado é uma maior economia de água, a racionalização do irrigamento e, por fim, a economia.

Possibilidade de personalização

É possível desenvolver um sistema web totalmente personalizado para as necessidades da empresa. 

Isso garante ainda mais vantagens para a rotina organizacional, já que o planejamento é todo feito em cima das particularidades do empreendimento, para minimizar falhas e otimizar a organização.

Por exemplo, uma oficina que trabalha com o alinhamento 3D de pneus pode recorrer ao uso de scanners de carro e, para isso, o sistema web deve estar completamente integrado a essas ferramentas.

Importante ressaltar que existem soluções prontas, para empresas que não desejam personalizar o sistema web. 

Entretanto, o desenvolvimento de uma plataforma específica assegura o melhor desempenho das funcionalidades do sistema, que se adéqua às rotinas da empresa contratante. 

Com isso, há melhor usabilidade da ferramenta, além da melhor adaptação dos colaboradores.

Facilidade na análise de informações

O gerenciamento das empresas não pode ser baseado em suposições, ainda mais em campanhas que visam aumentar a rentabilidade e o lucro. 

Por esse motivo, é fundamental analisar os dados de vendas, as ações de marketing e o planejamento estratégico do empreendimento, como forma de perceber o que vai bem e o que não vai.

O sistema web pode facilitar essa análise, por meio das dashboards e gráficos de desempenho, em uma gestão integrada. Com isso, é possível visualizar todos os resultados e métricas, além de separá-los por departamento.

Através disso, os gestores têm uma visão mais ampla do negócio, o que contribui para o controle de processos e tomada de decisões. 

Os gráficos permitem perceber se há a necessidade de modificar estratégias, bem como perceber o que está dando errado, e adotar ações preventivas ou corretivas.

Redução no número de softwares

O sistema web integrado ajuda a reduzir o número de softwares da empresa. Com ele, pode-se integrar diversas plataformas em um único lugar, facilitando o acesso, o gerenciamento e o controle das atividades.

Isso também contribui com a redução de gastos, especialmente, com a aquisição de softwares pagos e demais assinaturas. 

Afinal, a empresa só irá investir no sistema web, tendo em mãos todas as funcionalidades dos demais recursos e ferramentas.

Padronização dos processos produtivos

Com o sistema web, a empresa pode padronizar a execução de tarefas, especialmente, na fase de produção. 

A oferta de produtos padronizados contribui para a credibilidade no mercado, pois o empreendimento passa a ser reconhecido pela sua eficiência, comprometimento e qualidade, com pouco ou nenhum desvio durante os processos produtivos.

A padronização também colabora para o aumento da competitividade no setor, dando relevância e destaque para a empresa perante à concorrência. 

Por essa razão, os empreendimentos buscam por soluções eficazes e que asseguram a qualidade na produção, ainda mais quando é possível economizar gastos e contribuir para o lucro.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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