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Saiba o que é Automação de Vendas e quais são os benefícios para a sua empresa

As tecnologias que atuam com inteligência artificial já são uma realidade para muitas empresas. Diante de seus muitos benefícios, a procura por soluções de Automação de Vendas cresce, uma vez que as organizações desejam explorar essa oportunidade. 

A automação aplicada às vendas confere maior competitividade para o comércio virtual, reduzindo o tempo de operação de muitas atividades importantes, além de reduzir o percentual de erros e aumentar a capacidade de atendimento.

Por isso, aderir a essas ferramentas torna-se um avanço imperativo para as empresas que desejam se estabelecer no segmento online, uma espécie de controle de acesso, um efeito que se acentua conforme cresce o número de empresas integradas.

A automação de vendas pode ser definida como um sistema que reúne múltiplas tecnologias de digitalização, Big Data e aprendizagem de máquina. Neste artigo, os componentes que formam essa estrutura e seus benefícios serão abordados. 

 

Componentes da automação aplicada à vendas

Considere todas as ações necessárias para completar uma venda, seja ela presencial ou remota. A codificação do produto, o recebimento do pagamento em suas múltiplas formas, a emissão de notas fiscais e o encaminhamento de entrega, dentre muitos outros. 

Quando se analisa o varejo, modalidade de comércio mais comum no cotidiano do cliente final e mais significativa em termos de expansão e receita gerada, conclui-se que as ações listadas serão repetidas múltiplas vezes, do mesmo jeito. 

Além disso, os gestores de lojas e estabelecimentos precisam de informações contínuas sobre o que foi vendido e comprado, os pedidos de devolução e os valores envolvidos, de modo a projetar os documentos contábeis e organizar estratégias de venda. 

Todo esse fluxo de dados deve estar bem conectado, apresentar um nível alto de segurança e confidencialidade, um baixo índice de falhas e uma boa velocidade de atualização. Alcançar todos esses critérios depende de um software de gestão comercial

Na miríade de soluções de tecnologia, o gestor pode confundir-se quanto ao que é necessário para criar um sistema automático, dotado de um controle central e tentáculos que se espalhem por todos os departamentos do negócio. 

Por isso, o primeiro passo é separar ferramentas por ordem de funcionalidade para, a partir de então, selecionar meios de integrá-la. Essa abordagem favorece a criação de modelos personalizados, adequados a necessidades específicas. São medidas de automação: 

 

Digitalização de documentos

Alguns aspectos são essenciais para o sucesso da digitalização de documentos, uma vez que seus empecilhos estão concentrados na possibilidade de autenticação. Dois recursos acessíveis ao empreendedor solucionam a questão para a maior parte dos documentos. 

Digitalizar as informações administradas pela empresa é o primeiro passo para automatizar os processos de vendas e sincronizá-los com as demais atividades da organização. Uma empresa especializada em contabilidade pode digitalizar-se por meio de: 

 

Assinaturas digitais

As assinaturas digitais são recursos que reduzem a burocracia proveniente da autenticação de contratos e certidões. Enquanto a assinatura comum e eletrônica ainda dependem do reconhecimento presencial em um tabelionato, a versão digital dispensa a ação. 

Isso acontece porque as assinaturas digitais contém um dispositivo de segurança baseado em criptografia de chave dupla, garantindo a inviolabilidade dos dados vinculados à assinatura, e, por isso, inviabilizando fraudes. 

As assinaturas digitais são regidas por normas nacionais e são armazenadas de acordo com o padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), por onde são validadas por outro órgão público, o Instituto de Tecnologia da Informação (ITI). 

 

Nota Fiscal Eletrônica

A versão eletrônica da nota fiscal é outro recurso de digitalização que substitui a impressão de documentos. Além de serem emitidas automaticamente, a nota fiscal eletrônica pode ser resgatada e consultada a qualquer momento. 

Com opções disponíveis para o comércio, indústria e serviços, a NF-e, como também é conhecida, reduz o risco de perda de informações e auxilia na atualização em tempo real dos dados relacionados às vendas, um elemento vital em sistemas de escritórios virtuais

Além da redução de custos com arquivologia e da maior acurácia no armazenamento de registros de vendas, a versão eletrônica possui validade reconhecida em todo território nacional e pode ser incluída em softwares que a preenchem sem intervenção humana. 

 

Customer Relationship Management (CRM)

Ferramenta muito comum em vendas, o CRM é um sistema de automação das operações de vendas, que não apenas executa como armazena informações sobre todas as fases do negócio, estabelecendo controle para o gestor do empreendimento. 

Baseado em uma engrenagem que reúne Marketing, Vendas, Suporte ao cliente e Operações, o CRM pode integrar e automatizar todas as ações repetitivas de um departamento de vendas em um computador novo, começando pelas operações. 

Nas operações do CRM, o processamento do pedido, o monitoramento dos pagamentos recebidos no fluxo de caixa, bem como alertas e aberturas de ordens de serviço para entrega são automatizadas facilmente em um software responsivo. 

Assim, as vendas executadas em redes sociais, sites e outras plataformas, são atualizadas em tempo real, com o trabalho humano focado no processo de prospecção do cliente que acontece no momento do contato. Quanto ao marketing, suas principais funções são:

 

  • Executar e monitorar fluxos de e-mail marketing; 
  • Coordenar campanhas publicitárias multichannel
  • Organizar e armazenar dados de leads gerados; 
  • Rastrear e gravar ações de follow-up

 

Os bancos de dados exercem um grande papel nesse processo de automação de vendas por meio do CRM. No campo das vendas, algumas ações se distinguem ligeiramente do marketing, apesar de agir todas em conjunto: 

 

  • Direcionar a qualificação de leads; 
  • Marcar e monitorar leads que convertem em vendas; 
  • Monitorar ações humanas de conversão de leads; 
  • Armazenar e integrar dados de vendas. 

 

Por meio de uma locação de espaço comercial, as organizações que trabalham com a venda para o consumidor final podem montar uma estrutura completa de Automação de Vendas, tornando o procedimento seguro e escalável. 

 

Funil de vendas

O funil de vendas é uma metodologia usada no CRM para estruturar as ferramentas de automação e o que será realizado pelo software. Sob o formato de um cone ou triângulo invertido, o funil de vendas se divide em topo, meio e fundo.

O topo do funil começa com a geração do lead, que é o termo empregado para distinguir todos os visitantes que cederam informações pessoais, voluntariamente, daqueles que não cederam. São usualmente incluídos em campanhas de e-mail marketing. 

O meio do funil corresponde ao processo de qualificação, que trabalha na percepção das necessidades do potencial cliente, por meio de folders empresariais, para transformar seu interesse inicial em compra. A fase é também automatizada pelo CRM. 

O fundo do funil, por outro lado, se refere ao momento de conversão. O lead transforma-se em cliente e deve ser fidelizado, um processo distinto da qualificação, chegando até o suporte. Nele, os ponto automatizados pelo CRM, são:

 

  • Treinamento especializado de atendentes; 
  • Criação e controle de centrais de suporte; 
  • Direcionamento de solicitações para as áreas correspondentes; 
  • Sintetização de dados em relatórios periódicos. 

 

Portanto, o Customer Relationship Management é outra ferramenta que trabalha a partir da digitalização de documentos e criação de bancos de dados relacionais, um modo de Automação de Vendas que favorece a produtividade das empresas.

 

Benefícios da Automação de Vendas

A automação de vendas é a instalação da tecnologia digital sob a gerência de metodologias voltadas para as necessidades deste segmento. Por meio de uma sala coworking, pequenos e médios empreendimentos podem usufruir dos benefícios: 

 

1 – Escalabilidade de operações

Estruturas automatizadas são escaláveis, isto é, permitem a expansão do número de operações finalizadas sem alterar sua engrenagem de base, com uma frequência menor de reinvestimentos, por isso, aumentando o retorno. 

 

2 – Maior controle

O controle, um dos pilares da Administração, é a capacidade de implementar métricas e critérios objetivos para avaliação do desempenho da empresa, retirando reflexões importantes sobre o que deve ser feito. 

A automação de vendas permite a atualização em tempo real de todas as operações que acontecem no setor, facilitando a implementação de indicadores de desempenho.

 

3 – Personalização automatizada

A automação foi, durante muitos anos, associada a padronização da produção. Noção derivada do setor industrial, a impossibilidade de personalizar processos automatizados foi abandonada com o advento da tecnologia digital. 

 

4 – Auxilia no planejamento estratégico

As análises de mercado, típicas do planejamento estratégico, são mais precisas com o uso de informação colhida em sistemas automatizados. A expansão do potencial de coleta de dados viabiliza diagnósticos mais realistas. 

 

Conclusão

A automação de vendas é um elemento valioso para qualquer companhia, com níveis de implementação que podem ser adaptados às necessidades e limitações, seja em termos de ambiente organizacional ou orçamento. 

Em todo caso, com aprimoramento visível sobre a produtividade, o modelo é um passo à frente na direção de integrar vendas presenciais, ainda fortes no mercado, e as vendas digitais sob o novo imperativo da atração do cliente. 

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

Auris

Por: Auris Ideias Digitais

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